Die Ausgangssituation

Die schleppende Zahlungsmoral sowie die steigende Zahl der Forderungsausfälle führen in den Debitorenbuchhaltungen zu einem erhöhten Arbeitsaufwand. Um die eigenen Mitarbeiter zu entlasten und die Beitreibungsgeschwindigkeit zu erhöhen, werden verstärkt externe Dienstleister wie z.B. Inkassounternehmen und spezialisierte Rechtsanwaltskanzleien eingesetzt.

Modernes Mahnwesen zeichnet sich durch schlanke Prozesse und eine hohe Geschwindigkeit aus. Im Ergebnis erhält das Unternehmen eine verbesserte vorgerichtliche Beitreibungsquote bei gleichzeitig geringeren Kosten.

Die Folgen

Mit der Abgabe an den externen Dienstleister steigen jedoch auch die Anforderungen an die Organisation in der Zusammenarbeit, denn Inkassofälle sind immer mit erheblichem Arbeitsaufwand für die Mahnabteilung verbunden:

• Zusammenstellung der zu übergebenden Fälle
• Kommunikation mit dem Dienstleister (z.B. Rückfragen)
• Zahlungseingänge des Dienstleisters müssen manuell gebucht werden - kein automatischer Ausgleich der offenen Posten
• Folgeprozesse müssen manuell angesteuert werden (z.B. Kreditprüfung)
• Kein aktueller Bearbeitungsstatus in SAP
• Keine Auswertungen über Forderungsportfolio beim Dienstleister in SAP

Die Lösung

SOPLEX CL – die SAP-Inkassomanagementsoftware von SOPLEX.

Diese SAP-Lösung ermöglicht die Organisation und Durchführung sämtlicher Prozesse für das externe Inkasso in SAP.

• Freie Wahl der Dienstleister
• Einbindung unterschiedlicher Inkassobüros- und Rechtsanwaltskanzleien
• Durchgängige Sachbearbeitung in SAP
• Automatische Aktenübertragung an den / die Dienstleister
• Aktueller Überblick über Sachstände
• Integration in den Debitorenstamm und die Einzelposten
• Einbindung der SAP-Mailfunktionen
• Einbindung der E-Mailfunktionen
• Schnittstellen zu anderen Systemen, z.B. SAP BW, Reklamationsmanagement, ... möglich

Die Funktionen

SOPLEX CL - modernes Inkassomanagement mit SAP

• Aktenverwaltung
• Manuelle Anlage von Einzelakten
• Automatisierte Anlage von Massenakten aus FI-AR
• Automatisierte Ermittlung und Übergabe von Inkassofällen aus den offenen Posten
• Workflow für automatisierte Prozesse
• Automatisierte Meldung von Zahlungen an das Unternehmen, obwohl der Kunde beim Inkasso ist
• Automatisierte Verbuchung der Zahlungseingänge vom Inkassodienstleister inkl. Ausgleich der offenen Posten
• Automatisierte Steuerung von Folgeprozessen (z.B. Sperre von Kunden oder Aufträgen)
• Verwaltung von Terminen, Fristen, Wiedervorlagen
• Automatisierte Steuerung von Aufgaben
• Arbeitsvorräte für die Sachbearbeiter
• Statusverfolgung der übergebenen Inkassofälle
• Automatisiertes Alarmkonzept
• CL Infosystem - Auswertungen auf Knopfdruck

Die Effekte

SOPLEX CL ist die SAP-Lösung, mit der verschiedene Inkassodienstleister Ihrer Wahl in die Beitreibungsprozesse integriert werden können.

• Freie Wahl des / der Dienstleister
• Volle Transparenz der Bearbeitung in SAP
• Entfall administrativer Vorgänge
• Reduzierung des Aufwands für Routinetätigkeiten
• Umfangreiches Berichtswesen
• Geringerer Aufwand für die Forderungsbeitreibung

Die Technologie

SOPLEX CL Add-in SAP-Software

• Eigener Namensraum
• Programmiersprache: ABAP/4
• Keine Modifikation des SAP-Systems
• Implementierung über SAP-Transportwesen
• Mehrsprachenfähig
• Keine zusätzliche Hardware
• Keine fremde Software
• SAP-Berechtigungskonzept
• Geringer Implementierungsaufwand